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どこまで必要経費?

今回は経費について、お話したいと思います。

■どこまでが経費になるか?

まずは、一番大きな問題。「どこまでが経費になるか?」をお話ししたいと思います。

どこまでが経費になるかという問いに、端的に回答しますと「業務に必要となるもの」です。
ここでは、いくつかパターンを紹介させていただきます。
※ 詳細な決まりについては、以下「表 必要経費とは」を参照ください。

<打ち合わせで食事に行った場合>

食事の席で打ち合わせといったことも個人事業の方ですと多々あると思います。
「打ち合わせ」を行っているので、もちろん経費とすることができます。
この場合には、一般的に「会議費」もしくは「交際接待費」といった勘定科目とします。
会議費と交際接待費の場合分けについては、喫茶店とかでの打合せの飲食代は「会議費」お酒を飲みに行ったとかの接待で使ったなら「交際接待費」となります。

<事務所兼自宅の家賃、光熱費>

自宅と事務所を兼用している場合には、家賃の一部を経費とすることができます。
経費にできるのは、自宅を事務所として使用している場合に限ります。
「自宅で少しは仕事をしているから事務所だ」という方もおられるとは思いますが、その線引きは難しいところでもありますので、ぜひともご相談ください。

経費とする金額については、一般的には事務所部分と自宅部分の床面積の比率にて按分します。
光熱費についても家賃と同様の「考え」「方法」の元に按分する形となります。

表 必要経費とは

1 必要経費に算入できる金額
事業所得、不動産所得及び雑所得の金額を計算する上で、必要経費に算入できる金額は、次の金額です。
(1)総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
(2)その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
2 必要経費の算入時期
必要経費となる金額は、その年において債務の確定した金額(債務の確定によらない減価償却費などの費用もあります。)です。
つまり、その年に支払った場合でも、その年に債務の確定していないものはその年の必要経費になりませんし、逆に支払っていない場合でも、その年に債務が確定しているものはその年の必要経費になります。
(1)その年の12月31日までに債務が成立していること
(2)その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること。
(3)その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること
3 必要経費の算入する場合の注意事項
(1)個人の業務においては一つの支出が家事上と業務上の両方にかかわりがある費用(家事関連費といいます。)となるものがあります。(例)交際費、接待費、地代、家賃、水道光熱費
この家事関連費のうち必要経費になるのは、次の金額です。
イ 主たる部分が業務の遂行上必要であり、かつ、業務に必要である部分を明らかに区分することができる場合のその区分ができる金額
ロ 青色申告者で、取引の記録などに基づいて、業務上直接必要であったことが明らかに区分することができる場合のその区分できる金額

(2)必要経費にならないものの例
イ 生計を一にする配偶者その他の親族に支払う地代家賃などは必要経費になりません。逆に、受け取った人も所得としては考えません。
これは、土地・家屋に限らずその他の資産を借りた場合も同様です。ただし、例えば子が生計を一つにする父から業務のために借りた土地・建物に課せれる固定資産税等の費用は、子が営む業務の必要経費になります。
ロ 生計を一にする配偶者その他の親族に支払う給与賃金(青色事業専従者給与は除きます。)は必要経費になりません。
(注)青色申告者でない人についての事業専従者控除の金額が、必要経費とみなされます。
ハ 業務用資産の購入のための借入金など、業務のための借入金の利息は必要経費になります。
(注)不動産所得を生ずべき業務の用に供する土地等を取得するために要した負債の利子の額は、不動産所得の計算上必要経費になりますが、不動産所得の金額が損失(赤字)となった場合には、その負債の利子の額に相当する部分の損失の額は生じなかったものとみなされ、他の所得金額との損益通算はできません。
ニ 業務用資産の取壊し、除去、滅失の損失及び業務用資産の修繕に要した費用は、一定の場合を除き必要経費になります。

■勘定科目について

経費について、勘定科目はどのようにすればよいか、悩まれている方もおおいと思います。
勘定科目については、一般的には「必要経費一覧表」の様に分類します。
しかし、「これにしなきゃ経費にできない」という、決まりは緩くなっています。
そのため、一番意味が近そうな勘定科目にしておけば大丈夫です。
意味の近い勘定科目がない場合には、勘定科目を作成してしまっても問題ありません。
しかし、1点だけ注意が必要となります。
「必ず毎年同じ勘定科目を使うこと」です。
例えば、便を出した場合に、去年は「通信費」、今年は「運賃」とならない様に注意してください。

勘定科目 内容
通信費 切手代・はがき代などの郵送料、電話料金、インターネット回線料金
(接待)交際費 歳暮・中元などの贈答費用、冠婚葬祭の祝儀、接待の飲食費
(地代)家賃 事務所家賃、駐車場代
支払い手数料 銀行での振込手数料や時間外手数料
旅費交通費 電車代、バス代、タクシー代、宿泊費
租税公課 印紙代、事業税や固定資産税
消耗品費 パソコン・コピー機関係の消耗品、封筒、名刺
事務用品費 筆記用具、ファイル等の文房具代
水道光熱費 電気代、ガス代、水道代
広告宣伝費 看板、宣伝チラシ
支払保険料 火災保険、自動車保険等の保険料
修繕費 パソコンや車の修理、車検費用
修繕費 パソコンや車の修理、車検費用
給料手当 従業員の給料、賞与
福利厚生費 従業員の慰安などの費用
減価償却費 自動車・器具備品などの償却費
支払利息 借入金の利息
リース料 パソコン・車・コピー機のリース料
諸会費 同業者団体の会費、商工会議所への会費
車両関係費 ガソリン代、高速代、駐車場代
外注費 仕事の一部を外部に委託した場合の依託費
図書研究費 書籍・新聞代
会議費 喫茶店等での打合せ、会議での飲み物・お弁当代
雑費 その他もろもろ・・・

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